Política de Privacidad y Tratamiento de Datos Personales

1. Compromiso de Art Hotels Ecuador
En Art Hotels Ecuador, la privacidad de nuestros huéspedes, clientes, visitantes, aliados y usuarios digitales es parte de la experiencia de confianza que buscamos ofrecer en cada interacción.
La presente Política de Privacidad y Tratamiento de Datos Personales explica cómo recopilamos, usamos, almacenamos, protegemos y, gestionamos datos a través de nuestros canales y servicios, incluyendo alojamiento, restaurante, rooftop, eventos, catering, formularios web, redes sociales, CRM, registros en propiedad y demás canales comerciales y de atención.
Esta política ha sido elaborada conforme a la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales del Ecuador, su reglamento general y la normativa complementaria emitida por la Superintendencia de Protección de Datos Personales.

2. Identidad y datos de contacto del responsable del tratamiento
El responsable del tratamiento de los datos personales es:
ARTHOTELES ECUADOR S.A.
Nombre comercial: Art Hotels Ecuador
Domicilio: Quito, Centro Comercial Home Design Plaza, PB, Local 9, E28C, Tumbaco
Correo para solicitudes, consultas y ejercicio de derechos: tratamientodedatos@arthotelsecuador.com
Este canal está habilitado para consultas relacionadas con privacidad, actualizaciones de datos, revocatoria de consentimientos y ejercicio de derechos como titular.

3. Alcance de esta política
Esta política aplica al tratamiento de datos personales obtenido a través de:
• Sitio web y formularios de contacto, reservas, eventos, bodas, restaurante, rooftop, catering, experiencias y newsletter
• Redes sociales, campañas de generación de leads y mensajería digital
• Sistemas comerciales y de relacionamiento con clientes, incluyendo CRM
• Procesos de reserva, pre reserva, estadía y atención post estancia
• Registros presenciales en propiedades, eventos y activaciones
• Interacciones provenientes de agencias, OTAs, aliados comerciales o terceros autorizados
En determinados formularios o canales, Art Hotels Ecuador podrá mostrar avisos de privacidad específicos o textos breves de consentimiento que complementen esta política.

4. Principios que guían el tratamiento
Art Hotels Ecuador trata los datos personales bajo principios de:
• licitud, lealtad y transparencia
• finalidad determinada y legítima
• minimización y pertinencia
• proporcionalidad
• calidad y exactitud
• seguridad y confidencialidad
• responsabilidad proactiva
Nuestro compromiso institucional involucra a las áreas que participan en la captación, consulta, uso, custodia o gestión de información personal, bajo esquemas de acceso autorizado, necesidad de conocimiento y control sobre proveedores y plataformas tecnológicas.

5. Qué datos personales podemos recopilar
Dependiendo del servicio, canal o interacción, podemos recopilar las siguientes categorías de datos:
5.1. Datos de identificación y contacto
Nombres y apellidos, número de identificación o pasaporte, nacionalidad, correo electrónico, número telefónico, ciudad o país de residencia.
5.2. Datos de reserva, estadía y servicio
Fechas de viaje, número de huéspedes, preferencias de habitación, motivo de viaje, historial de estadías, solicitudes especiales, consumo asociado a nuestros servicios, información relevante para restaurante, rooftop, eventos o catering.
5.3. Datos de facturación y transacción
Datos necesarios para cotización, reserva, confirmación, facturación y gestión administrativa del servicio.
5.4. Datos comerciales y de relacionamiento
Intereses, preferencias de viaje, historial de contacto, canal de origen, respuestas a campañas, interacción con contenidos y formularios, preferencias comerciales y de comunicación.
5.5. Datos técnicos y de navegación
Dirección IP, identificadores de dispositivo, cookies, tipo de navegador, páginas visitadas, tiempos de navegación y otros datos derivados del uso de nuestro sitio web.

5.6. Datos de seguridad
Imágenes o registros derivados de sistemas de videovigilancia, control de acceso o validaciones de seguridad implementadas en nuestras instalaciones o entornos tecnológicos, cuando corresponda.
5.7. Categorías especiales de datos
De manera excepcional y solo cuando sea necesario para la finalidad informada, podemos tratar datos vinculados con alergias, intolerancias alimentarias, requerimientos de accesibilidad, movilidad, salud relevante para la prestación segura del servicio, atención de emergencias o requerimientos especiales de bienestar y seguridad. En casos limitados y justificados, también podrían tratarse datos biométricos o de identificación reforzada para fines de seguridad y control de acceso.

6. Cómo obtenemos los datos
Podemos obtener datos personales:
• directamente del titular, cuando llena formularios, realiza una reserva, solicita una cotización, se suscribe a comunicaciones, participa en un evento o visita una propiedad
• de un tercero autorizado por el titular, por ejemplo agencias, organizadores de eventos o acompañantes que realizan una reserva
• de plataformas y canales digitales utilizados en nuestras operaciones, como motores de reserva, CRM, OTAs, herramientas de formularios o plataformas publicitarias
• de interacciones digitales con nuestro sitio web, redes sociales y campañas de marketing
Si no obtenemos los datos directamente del titular, procuraremos que el tratamiento mantenga una base de legitimación válida y la transparencia exigida por la ley.

7. Finalidades del tratamiento y bases de legitimación
Tratamos datos personales para las siguientes finalidades:
7.1. Gestión de reservas y prestación de servicios
Para atender solicitudes, cotizaciones, reservas, confirmaciones, check in, estadías, consumos, eventos, catering, servicio al cliente y seguimiento post servicio.
7.2. Atención de consultas, requerimientos y solicitudes
Para responder mensajes enviados por formularios, correo electrónico, redes sociales, mensajería o canales comerciales.
7.3. Marketing, fidelización y CRM
Para enviar información sobre experiencias, promociones, beneficios, novedades, contenidos relevantes, invitaciones a eventos, campañas comerciales y comunicaciones relacionadas con Art Hotels Ecuador y sus servicios.
Usted puede retirar su consentimiento o solicitar dejar de recibir comunicaciones comerciales en cualquier momento.
7.4. Segmentación comercial y perfilamiento
Para comprender preferencias de viaje y consumo, organizar audiencias, priorizar contactos, mejorar la relevancia de nuestras comunicaciones y optimizar la atención comercial.
Art Hotels Ecuador podrá utilizar herramientas de segmentación, lead scoring o analítica comercial. Estos procesos no se utilizarán como única base para adoptar decisiones que produzcan efectos jurídicos o impactos significativos sobre el titular, salvo que la ley lo permita o exista consentimiento explícito y se habiliten las garantías correspondientes.
7.5. Cumplimiento legal, seguridad y prevención de incidentes
Para fines contables, tributarios, de auditoría, seguridad, gestión de reclamos, prevención de fraude, continuidad del negocio, respuesta a incidentes y protección de personas, bienes e instalaciones.
7.6. Atención de requerimientos especiales de salud o alimentación
Para adaptar nuestros servicios de alojamiento, restaurante, rooftop, eventos o catering a requerimientos de seguridad alimentaria, accesibilidad o bienestar.

8. Menores de edad y adolescentes
Art Hotels Ecuador puede tratar datos de niñas, niños y adolescentes cuando ello sea necesario para la gestión de reservas familiares, alojamiento acompañado, eventos o servicios vinculados, siempre con especial cuidado y bajo criterios de necesidad, minimización y protección reforzada.

9. Tiempo de conservación de los datos
Conservamos los datos personales solo durante el tiempo necesario para cumplir las finalidades informadas, atender requerimientos legales o contractuales y gestionar la defensa de derechos e intereses legítimos.
Como criterio general, aplicamos los siguientes plazos:
• Consultas generales y formularios de contacto sin contratación: hasta 24 meses desde la última interacción
• Leads comerciales y marketing sin conversión: hasta 24 meses desde la última interacción válida o hasta que el titular retire su consentimiento u objete el tratamiento
• Base de newsletter y promociones: hasta que el titular se dé de baja, retire su consentimiento o hasta 24 meses de inactividad comercial verificable
• Reservas no concretadas o cotizaciones: hasta 24 meses desde el cierre del proceso, salvo que exista obligación o controversia que justifique mayor conservación
• Huéspedes, clientes y expedientes de servicios contratados: durante la relación comercial y hasta 7 años posteriores, o por el tiempo adicional que exija la normativa aplicable o la defensa de reclamaciones
• Datos de facturación y respaldo contractual: por los plazos exigidos por la legislación tributaria, societaria, contable o contractual aplicable
• Videovigilancia y registros de seguridad: hasta 30 días, salvo que deban conservarse por una investigación, incidente, reclamo o requerimiento de autoridad competente
• Datos de salud, alergias o requerimientos especiales: solo por el tiempo estrictamente necesario para la prestación del servicio o la atención del requerimiento, salvo obligación legal de conservación
• Registros mínimos de exclusión o bloqueo comercial: mientras sean necesarios para asegurar que no volvamos a contactar a una persona que retiró su consentimiento u objetó el tratamiento

10. Transferencia o comunicación de datos personales
Para cumplir las finalidades descritas, Art Hotels Ecuador podrá comunicar o permitir el acceso a datos personales a terceros que actúan como encargados del tratamiento o, en ciertos casos, como responsables independientes, por ejemplo:
• proveedores de hosting, analítica, formularios y soporte web
• CRM y herramientas de automatización comercial, incluyendo GoHighLevel
• PMS hotelero, incluyendo Newhotel, motor de reservas y channel manager
• plataformas de publicidad y medición digital
• OTAs, agencias u otros intermediarios autorizados
• proveedores tecnológicos, de almacenamiento, mensajería, seguridad o soporte
• asesores o proveedores vinculados a cumplimiento, auditoría o atención de incidentes
• autoridades administrativas o judiciales, cuando exista obligación legal
Algunos de estos proveedores pueden procesar datos dentro o fuera del Ecuador. En esos casos, Art Hotels Ecuador procurará que la transferencia o comunicación se apoye en una base de legitimación válida y en mecanismos contractuales, organizacionales y técnicas apropiadas, incluyendo deberes de confidencialidad, uso limitado, seguridad, devolución, eliminación o bloqueo al finalizar la relación, según corresponda.
Art Hotels Ecuador no vende datos personales a terceros.

11. Derechos de los titulares
Como titular de sus datos personales, usted puede ejercer los derechos reconocidos por la legislación ecuatoriana, entre ellos:
• Acceso
• Rectificación y actualización
• Eliminación
• Oposición
• Portabilidad
• Suspensión del tratamiento, cuando proceda
• Revocatoria del consentimiento
• Derecho a no ser objeto de decisiones basadas única o parcialmente en valoraciones automatizadas, incluida la elaboración de perfiles, cuando generen efectos jurídicos o afecten derechos y libertades
¿Cómo ejercer sus derechos?
Puede enviar su solicitud a: tratamientodedatos@arthotelsecuador.com
Su solicitud deberá incluir, al menos:
• nombre completo del titular
• correo electrónico o medio de respuesta
• descripción clara del derecho que desea ejercer
• información suficiente para identificar la relación, interacción o dato respecto del cual formula la solicitud
• documento o medio razonable de verificación de identidad.
Si la solicitud es presentada por un representante, podrá requerirse la acreditación correspondiente.
Cuando exista fundamento legal para no acceder total o parcialmente a una solicitud, Art Hotels Ecuador comunicará la respuesta de manera motivada. Sin perjuicio de ello, el titular podrá acudir ante la autoridad competente en materia de protección de datos personales.

12. Seguridad de la información y medidas de protección
Art Hotels Ecuador adopta medidas jurídicas, organizacionales, físicas y técnicas razonables para proteger los datos personales frente a pérdida, acceso no autorizado, alteración, divulgación, uso indebido o destrucción.
Estas medidas pueden incluir, según la naturaleza del tratamiento:
• gestión de accesos por roles y necesidad de conocimiento
• controles de autenticación y actualización de credenciales
• respaldos de información y medidas de recuperación
• monitoreo, trazabilidad y control de plataformas críticas
• evaluación y control de proveedores con acceso a datos
• desactivación de accesos cuando termina la relación con personal autorizado o proveedores
• mecanismos de respuesta ante incidentes y vulneraciones de seguridad
• revisión periódica de riesgos y mejora de controles

13. Vulneraciones de seguridad de datos personales
Si Art Hotels Ecuador detecta una vulneración de seguridad que pueda afectar derechos y libertades de los titulares, adoptará medidas razonables de contención, análisis, corrección y documentación del incidente, así como las notificaciones que correspondan conforme a la normativa aplicable.

14. Cookies y tecnologías similares
Nuestro sitio web utiliza cookies y tecnologías similares para permitir el funcionamiento del sitio, recordar preferencias, medir tráfico, analizar navegación y, en ciertos casos, personalizar contenidos o campañas.
Usted puede gestionar sus preferencias desde el banner de cookies disponible en el sitio. La aceptación, rechazo o configuración de cookies no esenciales podrá realizarse desde ese mecanismo, sujeto a las capacidades técnicas implementadas en la web.
Mientras Art Hotels Ecuador no publique una política específica de cookies, esta sección regirá su uso general en el sitio.

15. Enlaces a terceros
Nuestro sitio web puede contener enlaces a páginas, plataformas o servicios de terceros. Art Hotels Ecuador no controla de forma directa las políticas de privacidad de esos terceros, por lo que recomendamos revisar sus condiciones antes de compartir información personal en esos entornos.

16. Actualizaciones a esta política
Art Hotels Ecuador podrá actualizar esta política cuando resulte necesario por cambios normativos, regulatorios, tecnológicos, operativos o de negocio.
La versión vigente será la publicada en el sitio web con su fecha de actualización. Cuando el cambio sea sustancial y legalmente corresponda, se adoptarán medidas razonables para informar al titular o recabar nuevamente su consentimiento.